Systemy obiegu dokumentów
Czym są systemy obiegu dokumentów?
Systemy obiegu dokumentów umożliwiają uporządkowanie sposobu działania i komunikowania się pracowników w przedsiębiorstwie, dzięki czemu osoby zarządzające dostają nowe możliwości w kreowaniu sposobu organizacji przedsiębiorstwa. Zakres zastosowania dotyczy wszystkich powtarzalnych procesów, takich jak proces negocjacji umów, dekretacja faktur, akceptacja wydatków czy delegacji, uzgadnianie wniosków urlopowych czy procesów specyficznych dla działania danego przedsiębiorstwa.
Zamiast komunikacji ustnej lub podpisywania papierowych dokumentów system obiegu dokumentów udostępnia odpowiednie formularze elektroniczne. Każda operacja wykonana na takim formularzy jest rejestrowana, dzięki czemu można dokładnie określić czas jej wykonania, jak i osobę, która dokonała zmiany lub akceptacji. Istnieje możliwość określenia osób, które mają prawo akceptacji spraw na różnych etapach.
Największe korzyści uzyskamy przy wdrożeniu systemu obiegu dokumentów do obsługi procesów wielokrotnie powtarzanych i bardzo złożonych, wymagających uczestnictwa wielu osób.
W przypadku procesów wielokrotnie powtarzalnych systemy obiegu dokumentów zapewniają, że każdą rozpoczętą sprawę możemy śledzić, aż do jej zakończenia. Żaden dokument nie zaginie, a każdy dokument, który pod natłokiem spraw nie został obsłużony we właściwym czasie, zostanie zgłoszony przez system do osób odpowiedzialnych za doskonalenie działania przedsiębiorstwa.
W przypadku procesów bardzo złożonych, które wymagają uczestnictwa wielu osób, bardzo istotna jest możliwość ich doskonalenia. Niestety, jeśli proces jest bardzo złożony i realizowanych przez papierowe dokumenty, to bardzo często w dobrej wierze pracownicy szukają możliwości obejścia niektórych jego aspektów, których nie sposób kontrolować. To oczywiście utrudnia zarządzanie przedsiębiorstwem i doskonalenie procesów. Implementacja złożonego procesu w postaci elektronicznego obiegu dokumentów pozwala określić, jak w rzeczywistości funkcjonuje przedsiębiorstwo. Na etapie uruchamiania systemu często trzeba dopracować zakładane modele do rzeczywistych warunków. Gdy system już funkcjonuje w przedsiębiorstwie, zarząd i kluczowi pracownicy uzyskują nowe możliwości w kreowaniu zmian organizacyjnych.
Nasza oferta obejmuje zarówno wdrożenie systemów obiegu dokumentów, jak i wsparcie w ich utrzymaniu i rozwoju.
Co oferujemy?
1. Analizę funkcjonowania obiegów dokumentów w przedsiębiorstwie.
Wdrożenie obiegu dokumentów zawsze rozpoczynamy od analizy obecnego sposobu działania przedsiębiorstwa. W ramach zakresu określonego w projekcie rozpoznajemy jakie obecnie procedury funkcjonują w przedsiębiorstwie oraz w jakim stopniu są ustrukturyzowane. Duże przedsiębiorstwa w większości mają zdefiniowane procedury działania, jednak w sytuacji, gdy do ich realizacji nie jest aktywnie użytkowany system informatyczny, to procedury takie charakteryzują się znaczącą liczbą wyjątków, które nie są kontrolowane i w pełni rozumiane.
Efektem analizy są zarówno propozycje obiegów, jak i propozycje sposobu ich wdrożenia z uwzględnieniem ryzyk i interesów stron objętych projektem wdrożeniowym. W przypadku prostych obiegów zazwyczaj do wdrożenia wystarczy motywacja pojedynczych pracowników na stanowiskach decyzyjnych. W sytuacji obiegów złożonych i obejmujących wiele departamentów samo wdrożenie może zostać podzielone na etapy, tak aby w jak najkrótszym czasie uzyskać wstępne korzyści z wdrożenia częściowego, a w dłuższej perspektywie usprawnić pracę całej organizacji.
W naszej praktyce wielokrotnie spotykaliśmy się z chęcią przeprowadzania radykalnych zmian w organizacji przedsiębiorstw wraz z wdrażaniem narzędzi informatycznych. Zazwyczaj nie była to najlepsza droga do osiągnięcia celów. Doradzamy najpierw wdrożenie obiegów w postaci takiej, jak funkcjonują obecnie w przedsiębiorstwie. Informatyzacja już funkcjonujących obiegów jest i tak bardzo ambitnym przedsięwzięciem, gdyż prowadzi do strukturyzacji sposobu działania przedsiębiorstwa i często wymaga zmian w ramach wyjątków, które funkcjonowały w organizacji, a nie były dostrzegane przez zarząd.
W sytuacji, gdy przedsiębiorstwo wdrożyło elektroniczne obiegi dokumentów w zakresie swojego dotychczasowego funkcjonowania, zarząd otrzymuje bardzo silne narzędzie do kierowania rozwojem przedsiębiorstwa. Jest to właściwy moment na analizy i przedstawienie propozycji usprawnienia funkcjonowania już wdrożonych systemów obiegów dokumentów.
2. Implementację procesów obiegu dokumentów w postaci programu komputerowego dostępnego dla pracowników firmy poprzez przeglądarkę WWW.
Po etapie analizy przystępujemy do implementacji systemu. W przypadku dużych klientów działy informatyki często posiadają preferowany stos technologii. Jesteśmy w stanie dostosować się do takich wymagań i zintegrować z nim. Tworzone przez nas systemy działają zarówno na bazach Oracle, MS SQL Server oraz na rozwiązania z otwartym źródłem.
Jeśli w przedsiębiorstwie funkcjonują już rozwiązania oparte o standardy BPEL lub XPDL, możemy rozbudować takie systemy, bądź zintegrować się z nimi.
Aby zapewnić jak największą dostępność i łatwość zarządzania systemem, stosujemy technologie przeglądarkowe. Jeśli system ma być dostępny poza siecią informatyczną przedsiębiorstwa, integrujemy rozwiązania oparte o pocztę email i telefony komórkowe.
3. Integrację z systemami wewnętrznymi firmy, takimi jak struktura pracowników, system kadrowy, system zamówień.
W przypadku dużego przedsiębiorstwa kluczową cechą systemu obiegu dokumentów jest jego integracja z systemami działającymi wewnątrz firmy. Zadaniem systemów jest automatyzacja pracy i minimalizacja liczby pomyłek, a nie stworzenie konieczności powielania danych kolejny raz. Z tego powodu sporą częścią inwestycji w przypadku największych wdrożeń jest stworzenie odpowiednich interfejsów, które integrują obiegi z kluczowymi systemami.
Sposób integracji z systemami zewnętrznymi zazwyczaj determinowany jest przez te systemy. Integracja może następować, w kolejności preferowanej przez nas:
- Implementację Web-Service'ów przez dostawcę systemu.
- Implementację przesyłania wiadomości poprzez infrastrukturę ESB.
- Integrację poprzez systemy BPEL lub XPDL.
- Użycie mechanizmu komunikacji specyficznego dla aplikacji.
W procesie integracji z systemami wewnętrznymi firmy kluczową rolę odgrywa zaangażowanie osób z działu IT przedsiębiorstwa.
4. Rozbudowę i aktualizację elektronicznych obiegów dokumentów funkcjonujących obecnie w przedsiębiorstwie.
Oferujemy bardzo wysoką jakość usług utrzymania i rozbudowy systemów obiegów. Część przedsiębiorstw wdrażała już obiegi dokumentów w części działalności. Jeśli projekty są aktywnie używane, to wraz ze zmianami w przedsiębiorstwie zachodzi konieczność aktualizacji procesów w systemie obiegów. Jeśli po projekcie wdrożeniowym systemy nie były aktywnie używane, to może istnieć kilka przyczyn takiego stanu rzeczy. Albo obiegi zostały zaprojektowane z nastawieniem na technologię, a nie użytkowników i nie pokrywają rzeczywistych potrzeb. Albo nie doceniono roli samego procesu uruchamiania obiegów i wdrażania ludzi do pracy z nimi. Nasi pracownicy są w stanie przeanalizować obecną sytuacją i zaproponować zmiany na poziomie organizacyjnych i technicznym.
5. Usługi doradcze w zakresie analizy funkcjonowania procesów biznesowych w przedsiębiorstwie, w tym dostarczanie raportów analitycznych dla zarządu i kluczowych pracowników oraz implementację platformy analitycznej umożliwiającej kontrolę procesów również na średnim szczeblu zarządzania.
Funkcjonowanie systemu obiegu dokumentów poza oczywistymi korzyściami w postaci zapewnienia ustalonego sposobu działania przedsiębiorstwa ma dodatkową korzyść. Jest nią gromadzenie danych dotyczących sposobu korzystania z systemu, a tym samym sposobu działania aplikacji. Tego typu dane mogą być wykorzystane do dalszej poprawy działania organizacji w ramach procesu określanego ogólnie BPM (Business Process Management), czyli zarządzanie procesami biznesowymi. Aby efektywnie analizować dane, można je zintegrować z hurtownią danych przedsiębiorstwa, bądź zbudować taką hurtownię, jeśli jeszcze nie jest użytkowana. Oczywiście wszystkie analizy wymagają zrozumienia przetwarzanych danych. Dlatego oferujemy nie tylko usługi integracji, ale również outsourcing usług analitycznych IT do przetwarzania danych na potrzeby analiz.
6. Usługi doradcze w zakresie optymalizacji procesów biznesowych.
Posiadając bogate doświadczenie w realizacji projektów obiegów w różnych podmiotach, możemy zaoferować rzeczywistą wartość poprzez doradzanie naszym klientom w realizacji ich celów. Doradztwo w zakresie wykorzystania IT do realizacji celów biznesowych świadczą dla zarządów i dyrektorów dużych instytucji nasi najbardziej doświadczeni pracownicy.
